Formato de Bitácora para Recepción de Contratos

¿Qué es una Bitácora de Recepción de Contratos?

Una Bitácora de Recepción de Contratos es un documento elaborado y emitido por el departamento legal de una compañía el cual tiene como objetivo dejar constancia de la entrega recepción de un contrato legal a un colaborador.

Las áreas legales de una compañía atienden las solicitudes para la elaboración de contratos de diferentes departamentos como compras, servicios logísticos, servicios de mantenimiento etc.

¿Qué es un Contrato?

Un contrato es un acuerdo entre 2 o más partes que establece derechos y obligaciones específicas para cada una de ellas. Un contrato permite hasta cierto nivel razonable el cumplimiento de la prestación de un servicio o el suministro de un bien como una materia prima, material o refacción.

Existen empresas donde el área legal entrega contratos en físico a diversas áreas sin elaborar un documento donde se haga constar que el departamento revisó y recibío a su entera satisfacción el documento. Llevar a cabo este proceso de esta forma deja altamente expuesto al área legal.

Es importante comentar que el control interno de un área legal es de las que existe una cantidad menor de información en comparación a otras áreas como compras, almacenes, tesorería, cuentas por pagar etc. Lo anterior nos llevó a diseñar este formato.

Datos que deben incluirse en un Formato de Bitácora de Recepción de Contratos

Si no has realizado previamente un Formato de Bitácora de Recepción de Contratos a continuación te presentamos algunos datos que debe tener dicho documento:

Código del Documento: Es recomendable asignar una clave o código al formato para diferenciarlo de otros documentos sobre todo si formará parte de un sistema de gestión.
Fecha de la Recepción del Contrato: Asigna un campo para registrar la fecha en que se llevó a cabo la entrega recepción del contrato.
Tipo de Contrato: Destina un espacio para registrar el tipo de contrato. Puede ser civil, mercantil, laboral etc.
Nombre del Colaborador que Recibe el Contrato: El formato debe contener campos para registrar los nombres completos de los colaboradores que reciben los contratos. El campo debe ser lo suficientemente grande para poder registrar 2 nombres y 2 apellidos.
Firma para el Colaborador que Recibe el Contrato: Es importante que cada colaborador que recibió un contrato firme el formato para dejar constancia de la recepción y aceptación.

Información de la Herramienta Digital:

Esta herramienta digital contiene un total de 18 puntos de revisión o de información que deben ser considerados por los profesionales de Legal o Control Interno para la realización de un Formato de Bitácora de Recepción de Contratos.

País: Todos

Tamaño de Empresa: Medianas y pequeñas

Giro de las compañías a las que puede aplicar: En general.

Formato: Microsoft Excel totalmente editable. Formato listo para colocar el logo de tu compañía. ¡¡Diseña el control interno de tu compañía!!

Hojas del archivo digital: 1

Descarga: Instantánea las 24 horas los 7 días de la semana.

Esta herramienta no pretende ser una guía exhaustiva para llevar a cabo un Formato de Bitácora de Recepción de Contratos, sino de manera breve buscar ser una referencia general de temas importantes para realizar de manera practica dicho documento.

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