Controles Básicos de Inventarios para PYMES
¿Qué es el Proceso de Control de Inventarios?
El Proceso de Control de Inventarios es un conjunto de actividades administrativas de una compañía o pequeño negocio destinadas a proteger las mercancías que se comercializarán en un momento determinado.
Un Proceso de Control de Inventarios sigue un ciclo. Un ciclo lo podemos definir como un conjunto de actividades o procesos que se repiten una y otra vez y al concluir la última, la primera actividad vuelve a realizarse. Estas actividades o procesos principales o más importantes son normalmente en la operación de un pequeño negocio la recepción, control, preparación de pedidos y despacho de mercancías.
Estas actividades o procesos están expuestos a una serie de riesgos, situaciones o eventos que pueden impactar tu negocio de forma económica. Por lo que los controles te van a ayudar a prevenir esos riesgos. Así los controles los podemos definir como aquellas actividades que realizarás para prevenir que esos eventos impacten tu negocio.
Una parte importante de los dueños o administradores de micros, pequeñas y medianas empresas no tienen los conocimientos suficientes en controles administrativos que les permitan gestionar sus negocios de forma adecuada y en muchas ocasiones no se cuentan con recursos económicos suficientes para adquirir una capacitación en temas de administración de negocios.
Mejores Prácticas de Control de Inventarios para Pequeños Negocios
Por lo anterior hoy queremos compartirte algunos controles básicos de para el manejo de inventarios que puedes implementar en tu negocio:
- Registro de Entradas y Salidas: Registra cada vez que entra o sale un artículo, detallando la cantidad, la fecha y el proveedor. Este es un proceso o actividad que te va a permitir conocer lo que entra y sale de tu bodega o almacén.
- Aprovecha la Tecnología Disponible: Existe software gratuito de uso básico para el control manual de tus artículos. Aunque en papel no es imposible, si requiere destinar una cantidad importante de tiempo lo cual te puede impactar en los resultados de tu negocio.
- Realiza Conteos Físicos: Realiza inventarios físicos regulares (diarios, semanales o mensuales) para comparar los artículos físicos contra los registros en tu sistema o control en papel. Si los movimientos de tus inventarios son importantes y el valor monetario de los mismos es alto te recomendamos realizar inventarios diarios.
- Da Seguimiento a las Diferencias de Inventarios: Una diferencia de inventario es un artículo faltante o sobrante. Investiga las causas y actualiza las existencias de mercancías en tu control de inventarios.
- Utiliza Códigos de Barras: Implementa siempre que tu económia te lo permita un sistema de códigos de barras para facilitar el control de entrada y salida de mercancías. La clave de este sistema es tener registrados todos los códigos de barras. Esto te puede ahorrar una cantidad importante de tiempo y recursos para mantener bajo control tus inventarios.
- Realiza la Rotación de tus Inventarios: Implementa el método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) para evitar que los productos perecederos caduquen en tu almacén. Coloca tus productos con fecha por expirar al frente de tus anaqueles o exhibidores.
- Controla tus Mercancías Obsoletas o Caducas: Lleva un registro de productos que se dañan o vencen y retirarlos de tus anaqueles o exhibidores. Destina un espacio en tu bodega o almacén para resguardarlos para su desecho, cambio o devolución con el proveedor en su próxima visita. Lo anterior te permitirá evitar pérdidas económicas por mercancía en mal estado o caducas.
- Controla tus Proveedores: Mantén un registro de los proveedores y las condiciones de entrega para asegurar la calidad y el tiempo de abastecimiento.
- Controla tus Listas Precios: Revisa regularmente los precios y condiciones con los proveedores. Los precios pueden cambiar de un momento a otro y no tener la información actualizada puede generar una pérdida económica a tu negocio o una queja de tus clientes.
- Controla tus Niveles de Inventarios: Establece niveles de inventario mínimos y máximos de cada artículo según su venta para evitar la falta de producto o mercancías de más en tu negocio. Esto te puede ayudar a prevenir pérdidas económicas para tu negocio.
Conclusión
Finalmente, estos controles básicos de inventarios pueden aplicar a: tiendas comerciales, mini supers, farmacias, fruterías, bodegas comerciales etc.
Recuerda que estos son solo algunos controles o consejos básicos para administrar de forma adecuada los inventarios de tu negocio.
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