¿Cansado de que tus Informes de Auditoría terminen archivados sin leer? ¿Quieres que la Alta Dirección no solo los revise, sino que ACTÚE?
Captar la atención de la Alta Dirección puede parecer una misión imposible. Los integrantes de la Alta Dirección normalmente son personas dedicadas de tiempo completo al desarrollo de negocios y disponen de un tiempo determinado y limitado para revisar y tomar decisiones sobre los temas presentados por el Área de auditoría. Captar la atención de la Alta Dirección es un arte y requiere una estrategia.
¿Como captar la Atención de la Alta Dirección en un Informe de Auditoría?
Improvisar no es lo más recomendable ya que las cosas se pueden salir de control. Por lo anterior aquí te compartimos 7 Consejos Clave que debes aplicar para captar la atención de la Alta Dirección en la presentación de tus informes:
- 1. Inicia con un Mensaje de Impacto: Comienza con un mensaje breve y contundente sobre el estado general o el hallazgo más crítico de tu informe de auditoría. Una afirmación poderosa (como «Identificamos un riesgo que podría impactar un X% en los ingresos «) o un dato relevante captará inmediatamente su atención.
- 2. Enfócate en los Resultados Estratégicos: En lugar de detallar todos los hallazgos, enfócate solo en aquellos que tienen un impacto directo en los objetivos estratégicos de tu compañía. Relaciona como cada hallazgo afecta la misión, visión o metas de la empresa.
- 3. Utiliza Gráficos de Datos: Los ejecutivos suelen responder bien a gráficos, diagramas y cuadros visuales que resuman la información de forma rápida y clara. Emplea mapas estratégicos de riesgos, gráficos de impacto o matrices de riesgo y probabilidad para destacar las áreas de mayor preocupación sin saturar con detalles técnicos.
- 4. Prioriza y Clasifica la Información: Organiza el informe en una estructura de prioridades y riesgos, presentando primero los hallazgos de Alto Impacto y, si el tiempo lo permite, abordando luego los de menor relevancia. Utiliza categorías visuales con colores (Ejemplo: rojo para urgente, amarillo para importante, verde para controlado), para facilitar la interpretación.
- 5. Proporciona un Plan de Acción Claro: La Alta Dirección aprecia los problemas y los hallazgos, pero en mayor medida aprecia las soluciones. Por lo que presentar un plan de acción documentado, claro, viable con compromisos para cada hallazgo crítico es fundamental. Incluye a los responsables y plazos sugeridos en un formato de tabla, buscando que las acciones propuestas sean rápidas de entender y fáciles de implementar.
- 6. Evita la Jerga Técnica: Si bien es importante que el informe sea preciso, el uso excesivo de términos técnicos puede restar importancia al mensaje. Simplifica lo más que puedas tu redacción y mantén los términos técnicos al mínimo, explicando en términos de negocio cómo cada hallazgo de auditoría afecta a la empresa.
- 7. Facilita la Interacción: Prepara una presentación para que la Alta Dirección pueda hacer preguntas y obtener respuestas directas. Destina si es posible un espacio de tiempo para preguntas críticas y aprovecha para reforzar las conclusiones y obtener feedback clave en función de las preocupaciones que te manifiesten.
Conclusión
Finalmente, estas estrategias pueden ayudar a mantener el enfoque de la Alta Dirección en tu presentación y en los puntos de mayor relevancia, propiciando la toma de decisiones rápidas y fundamentadas. Recuerda No Improvises frente a la Alta Dirección, Mejor diseña una Estrategia.
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