¿Qué es la Custodia de Activos?
La Custodia de Activos de una empresa es una parte crucial de la gestión empresarial para garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de sus recursos. Aquí hay algunas prácticas generales que te pueden ayudar a custodiar los activos de tu compañía:
- Políticas y Procedimientos:
- Desarrolla y documenta políticas y procedimientos claros para el uso de los activos. Tus políticas deben considerar todo el ciclo de vida de los activos desde su adquisición hasta su desecho.
- Establece controles que aborden la gestión y protección de los activos. ¿Quién los va a administrar? ¿Como y donde se van a resguardar? ¿Qué medidas de protección se van a implementar para su control?
- Inventarios:
- Realiza inventarios periódicos de los activos para asegurar su existencia y ubicación. Puedes implementar un Sistema de Inventarios Cíclicos.
- Implementa un sistema de seguimiento y registro para controlar los movimientos de activos como las entradas, salidas o los traspasos inter-compañías o interdepartamentales.
- Control de Acceso:
- Limita el acceso a los activos solo a personas autorizadas. Ejemplo: En un almacén no todo el personal debería tener acceso al área de artículos de alto valor.
- Utiliza sistemas de control de acceso, como tarjetas magnéticas o biometrías, para restringir la entrada a áreas sensibles. Ejemplo: Acceso Centros de Datos, bóvedas de resguardo de efectivo, áreas de innovación y desarrollo etc.
- Seguridad Física:
- Implementa medidas de seguridad física, como cámaras de vigilancia, cerraduras y acceso restringido a áreas críticas donde se resguarden activos como efectivo, transportes, maquinaria, equipos, herramientas y sobre todo mercancías o inventarios.
- Almacena en todo momento activos valiosos en lugares seguros y controlados.
- Seguridad Informática:
- Protege los activos digitales mediante Firewalls, Antivirus, Antimalware, Sistemas de Deteccción de Intrusiones (IDS) y otras medidas de seguridad informática.
- Implementa políticas de contraseñas fuertes y realiza auditorías de seguridad regularmente.
- Pólizas de Seguros:
- Asegúrate de tener una póliza de seguro patrimonial adecuada que cubra los activos de tu empresa en caso de pérdida, robo o daños.
- Capacitación de Personal:
- Proporciona capacitación a los empleados de tu compañía sobre la importancia de la custodia de activos y las medidas de seguridad asociadas.
- Fomenta la cultura de la responsabilidad y la conciencia de seguridad entre los empleados.
- Auditorías Internas:
- Realiza auditorías internas o revisiones de forma regular para evaluar la eficacia de los controles de custodia de activos y detectar posibles problemas. Te puedes apoyar de chek list para llevarlas a cabo.
- Respaldo de Datos:
- Implementa un plan de respaldo regular para asegurar la disponibilidad de datos críticos y protegerlos contra la pérdida.
- Monitoreo Continuo:
- Establece sistemas de monitoreo continuo para detectar cualquier actividad inusual o sospechosa en relación con los activos.
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Recuerda, que la Custodia de Activos debe adaptarse a las necesidades y riesgos específicos de cada compañía toda vez que cada una tiene un entorno de negocios muy diferente a las demás. Te recomendamos revisar y actualizar regularmente tus políticas y procedimientos para mantenerlas al día con los cambios en el entorno empresarial y tecnológico. Recuerda que un sistema de control interno que no se utiliza se vuelve obsoleto.
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