¿Como está conformado el Ciclo de Compras?
Introducción
El Ciclo de Compras está conformado por una serie de procesos o actividades administrativas y operativas ordenadas de forma lógica, las cuales tienen como objetivo suministrar en tiempo y forma bienes y servicios a una compañía.
Todos sabemos que una compañía requiere bienes y servicios para llevar a cabo la manufactura de bienes y/o la generación de servicios. Si no dispone de ellos de forma eficaz y efectiva se expone a un riesgo alto de no cumplir sus objetivos.
Así mismo, el Ciclo de Compras tiene otro objetivo, servir de referencia informativa a los profesionales involucrados en el proceso de compras ya que define los pasos y las responsabilidades de cada uno en cada una de las etapas o fases, asegurando que el proceso se lleve a cabo de manera ordenada y eficiente.
Recuerda, si buscas tener mayores probabilidades de cumplir con los objetivos de un proceso debes cumplir con una serie de principios inherentes y uno de estos como se menciono es el «Orden«.
¿Cuáles son las Fases del Ciclo de Compras?
El Ciclo de Compras inicia con la colocación de una requisición de compra y concluye una vez que el producto es recibido en el almacén de la compañía. A continuación, describimos cada una de las fases:
- Colocación de la Requisición de Compras:
- En esta primera etapa un departamento realiza una solicitud formal al área de compras para adquirir bienes o servicios específicos, detallando cantidad, descripción y el presupuesto.
- Búsqueda de Proveedores:
- Implica identificar y evaluar a posibles suministradores de bienes o servicios, comparando factores como precio, calidad, plazos de entrega y capacidad de producción para seleccionar al más adecuado.
- Solicitud de Cotizaciones:
- Consiste en enviar a varios proveedores potenciales una descripción detallada de los bienes o servicios requeridos, solicitando que presenten sus propuestas de precios y condiciones comerciales.
- Selección de Proveedores:
- Consiste en evaluar a los candidatos identificados durante la búsqueda, comparando sus propuestas con los criterios establecidos por la compañía para elegir al que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa.
- Generación de Contratos:
- Si la compra lo amerita y esto va a depender de cada compañía. La empresa tendrá que elaborar un contrato para el proveedor a fin de garantizar legalmente el suministro de bienes o servicios bajo ciertos criterios, condiciones y especificaciones.
- Emisión de la Orden de Compra:
- Consiste en la formalización escrita de una solicitud de bienes o servicios a un proveedor seleccionado, detallando cantidad, precio, condiciones de entrega y pago. En algunas industrias la orden de compra puede fungir como un contrato legal.
- Seguimiento de la Orden de Compra:
- Implica monitorear el estado y progreso de cada pedido desde su emisión hasta la recepción de los bienes o servicios, asegurando que se cumplan los plazos y condiciones acordadas.
- Recepción de la Compra en Almacén:
- Esta última etapa implica verificar y registrar la llegada de los bienes solicitados en los almacenes, comparando los bienes físicos con la orden de compra original para asegurar que la cantidad y calidad sean correctas para proceder con su almacenamiento.
Para concluir, conocer el Ciclo de Compras beneficia a las empresas de varias maneras al proporcionar una comprensión clara de los procesos, mejorar la eficiencia y reducir riesgos.
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