¿Sabías que un porcentaje importante de las empresas cometen errores críticos al redactar políticas internas?
Introducción
Estructurar una política puede parecer una tarea complicada si no se tienen los conocimientos necesarios y la claridad sobre qué debe incluirse y cómo debe redactarse. Si estás enfrentándote a este reto, ya sea para tu departamento, compañía, para cumplir con un cliente o entidad gubernamental, aquí encontrarás una guía práctica para estructurar una política de forma adecuada.
Pasos para Estructurar una Política de Manera Efectiva
1. Define el Objetivo de la Política.
- Indica claramente el propósito de la política y el problema que busca resolver dicho documento.
- Ejemplo de un Objetivo de una Política de Control de Inventarios: Establecer los principios, normas y controles necesarios para cumplir de forma efectiva con la gestión de los inventarios de la compañía.
2. Establece el Alcance.
- Especifica a quién aplica, qué áreas cubre y las excepciones, si las hubiera.
- Ejemplo de un Alcance de una Política de Control de Inventarios: Esta política aplica a todos los empleados del almacén incluyendo personal operativo, jefaturas, gerencias y dirección del área.
3. Incluye un Glosario de Términos.
Cada política trata sobre un tema específico que puede incluir palabras técnicas, por lo tanto establece un listado de términos para la mejor comprensión de la política. El glosario normalmente se coloca despues del alcance.
4. Identifica las Responsabilidades.
Detalla las responsabilidades de forma específica de cada uno de los involucrados en el proceso. Recuerda que la politica va a regular el proceso.
5. Describe los Lineamientos Generales.
Enumera los principios, reglas o criterios que guiarán las actividades del personal.
- Ejemplo de los Lineamientos de una Política de Control de Inventarios:
- Todas las entradas de mercancías deberán registrarse en el sistema ERP de la compañía el mismo día de su recepción.
- El área de almacenes deberá realizar inventarios diarios selectivos de mercancías.
6. Vincula la Política con las Fases del Proceso.
Una práctica muy recomendada es organizar u ordenar la política en capítulos los cuáles deben corresponder a las mismas fases del proceso que regula y en el mismo orden. Ejemplo de los Capítulos de una Política de Control de Inventarios:
- Capítulo 1: Recepciones de Mercancías.
- Capítulo 2: Revisión de Mercancías.
- Capítulo 3: Almacenaje de Mercancías.
- Capítulo 4: Ingreso de la factura de las mercancías al sistema.
7. Agrega un Capítulo para la Revisión y Actualización.
Todo documento se vuelve obsoleto con el paso del tiempo. Cambian las tecnologías, las regulaciones o los mismos procesos. Tip Práctico: Indica con qué frecuencia se revisará la política y quién será responsable de realizar actualizaciones.
8. Sanciones por Incumplimiento.
Considera un capítulo que establezca Sanciones en caso de Incumplimiento. Normalmente esta información se coloca hasta el final del documento.
Conclusión:
Finalmente, una política de negocio es una herramienta de gestión empresarial fundamental para toda compañía que busca alcanzar altos niveles de desempeño.
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