Implementación de Segregación de Funciones en Compras

Si tu departamento de compras no tiene Segregación de Funciones está expuesto a Fraudes y Errores

Introducción

La Segregación de Funciones (SoD) en el proceso de compras es fundamental para prevenir fraudes, errores y conflictos de interés. Consiste en dividir las responsabilidades entre diferentes personas o departamentos para que ninguna sola persona controle todas las fases críticas del proceso.

¿Como implementar la Segregación de Funciones en el Proceso de Compras?

A continuación, te compartimos una Guia Integral sobre cómo implementar la Segregación de Funciones en cada fase del proceso de compras:

1. Requerimiento de Compra (Solicitud de Compra)
   • Responsable: Usuario o departamento solicitante (Ej: Producción, Almacén).
   • Segregación:
     • El solicitante no debe tener autoridad para aprobar la compra ni seleccionar proveedores.
     • También, se debe justificar la necesidad de compra con especificaciones técnicas o cantidades requeridas.
2. Aprobación de la Solicitud
   • Responsable: Supervisor del área solicitante o Comité de Compras.
   • Segregación:
     • El colaborador que aprueba no debe ser la misma persona que solicita ni la que procesa la orden de compra.
     • Se deben establecer límites de aprobación según montos (ej: compras menores aprobadas por jefes, mayores por gerencia).
3. Selección de Proveedores y Cotizaciónes
   • Responsable: Departamento de Compras o Comité de Adquisiciones.
   • Segregación:
     • Quien cotiza no debe ser el mismo que aprueba la compra o recibe los bienes.
     • Se deben obtener al menos tres cotizaciones para evitar favoritismos.
     • Además, el registro de proveedores en los sistemas de la compañía debe ser manejado por un área independiente (Ejemplo: Cuentas por Pagar, Tesorería, Administración General o Control de Proveedores).
4. Emisión de la Orden de Compra (OC)
   • Responsable: Departamento de Compras.
   • Segregación:
     • La persona que emite la Orden de Compra no debe ser la misma que:
       • Aprueba la compra.
       • Recibe los bienes.
       • Realiza el pago al proveedor.
     • Asimismo, la Orden de Compra debe ser previamente autorizada según las políticas de la empresa.
5. Recepción de Bienes/Servicios
   • Responsable: Almacén o Departamento de Recepción.
   • Segregación:
     • El receptor no debe ser el mismo que solicitó, compró o pagó.
     • Se debe verificar que lo recibido coincida con la Orden de Compra y el albarán del proveedor.
     • También, es importante que se genere un reporte de recepción firmado por un responsable independiente.
6. Verificación de Factura y Conciliación
   • Responsable: Departamento de Contabilidad o Cuentas por Pagar.
   • Segregación:
     • El contador que registra la factura no debe ser el que aprueba el pago.
     • Se debe comparar la factura con:
       • La Orden de Compra (precios y cantidades).
       • El Reporte de Recepción (bienes recibidos).
       • Además, cualquier discrepancia debe ser investigada antes del pago.
7. Autorización y Procesamiento del Pago
   • Responsable: Tesorería o Finanzas.
   • Segregación:
     • La persona que autoriza el pago no debe ser la misma que:
       • Emitió la Orden de Compra.
       • Recibió los bienes físicos.
       • Además, la persona que registró la factura en el sistema.
     • Se deben usar controles como:
       • Doble firma para cheques (Firmas mancomunadas) o transferencias por importes importantes.
       • Asimismo, la aprobación por un nivel superior según montos.
8. Reconciliación y Auditoría
   • Responsable: Auditoría Interna o Contraloría.
   • Segregación:
     • Un equipo independiente debe revisar periódicamente:
       • Que no haya aprobaciones unipersonales en compras grandes.
       • Que no existan proveedores ficticios o pagos duplicados.
       • Ademas, se debe revisar que los registros contables coincidan con las Ordenes de Compras y recepciones en almacenés.

¿Cuáles son los Beneficios de una Correcta Segregación de Funciones?

1. Reduce el Riesgo de Fraude (colusión, sobreprecios, pagos no autorizados).
2. Mejora la precisión al tener múltiples revisiones.
3. Cumple con normativas (SOX, ISO, COSO).
4. Asimismo, protege a los empleados al evitar conflictos de interés

Conclusión

La Segregación de Funciones debe adaptarse al tamaño de cada empresa, pero el principio es siempre el mismo: Ninguna persona debe controlar un proceso de principio a fin.

No dejes que la competencia te supere. La excelencia en Auditoría comienza aquí.

¡Únete a nuestra comunidad hoy mismo! . Adquiere tu Membresía Premium y lleva tus habilidades al siguiente nivel. Cada visita a Audit Shop es una oportunidad para transformar tu carrera.

La Membresía Anual Audit Shop te da acceso total a más de 250 herramientas entre Formatos, Guías, Check List, Modelos de Informes, Políticas, Programas de Auditoría y Matrices de Riesgos, además de las nuevas herramientas que vamos subiendo de forma periódica.

Te invitamos también a conocer y descargar la: Política Corporativa de Auditoría Interna

Te escuchamos. Si tienes dudas o requieres ayuda mándanos tus comentarios a: info@auditshop.com.mx.