En adquisiciones, la falta de Segregación de Funciones adecuada puede ser la puerta abierta a fraudes, errores costosos y auditorías fallidas.
Introducción
La Segregación de Funciones en los Sub Procesos del Ciclo de Compras es un Control Clave en una compañía que busca reducir los riesgos de fraude, errores, conflictos de interés y desviaciones presupuestales. Al distribuir responsabilidades críticas entre diferentes personas o departamentos, se fortalece la transparencia, se mejora la trazabilidad de las decisiones y se garantiza el cumplimiento de políticas corporativas y normativas fiscales.
Tip: Una misma persona No debe ejecutar y tener el control de un proceso.
10 Sub Procesos del Ciclo de Compras que deben Segregarse
A continuación, te presentamos los 10 Sub Procesos del área de Compras que deben mantenerse segregados, junto con los roles involucrados y la justificación de su separación. Esta estructura no solo ayuda a prevenir irregularidades, sino que también fortalece la eficiencia operativa y la rendición de cuentas dentro de la organización.
| Nº | Sub Proceso | Roles que deben estar separados | Motivo de Segregación |
| 1 | Solicitud o Requisición de Compra | Solicitante vs Aprobador de la solicitud | Evita que una sola persona genere y autorice compras innecesarias o fraudulentas. |
| 2 | Aprobación del Presupuesto | Área usuaria vs Finanzas/Planeación | Asegura que las compras estén alineadas con los recursos disponibles y autorizados. No se adquieran más bienes o servicios que los planeados. |
| 3 | Selección del Proveedor | Compras vs Usuario solicitante | Minimiza favoritismos y garantiza objetividad y transparencia en la elección de proveedores. |
| 4 | Recepción de Cotizaciones | Compras vs Evaluador Técnico | Evita manipulación o alteración de ofertas. Preserva la transparencia del proceso. |
| 5 | Evaluación Técnica de Ofertas | Compras vs Área Técnica Usuaria | Garantiza imparcialidad en la evaluación según criterios técnicos. |
| 6 | Autorización de la Orden de Compra | Comprador vs Gerente Autorizado | Controla el gasto y evita compromisos no autorizados. |
| 7 | Recepción de Bienes o Servicios | Compras/Usuario vs Almacén | Reduce el riesgo de falsos ingresos o desvío de mercancía. |
| 8 | Conformidad de Factura | Cuentas por pagar vs Compras | Verifica que lo facturado coincida con lo recibido en almacén y autorizado. |
| 9 | Registro Contable | Cuentas por pagar vs Contabilidad | Previene errores y duplicidades en el registro de operaciones. |
| 10 | Pago al proveedor | Tesorería vs Compras/Usuarios | Separa quien autoriza el pago de quien originó la compra. Mitiga riesgos de fraude. |
Conclusión
Finalmente, el área de compras representa una de las mayores fuentes de gasto, y por ello, es también uno de los focos más vulnerables a irregularidades. La falta de Segregación de Funciones puede permitir que un solo individuo tenga control total sobre la solicitud, aprobación, ejecución y pago de una compra, lo que representa un riesgo inaceptable desde la perspectiva de la gobernanza corporativa..
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