¿Cansado de detener los Inventarios a las Sucursales de tu Compañía cada vez que se realiza una venta o llega un proveedor?
En muchas auditorías operativas realizadas a tiendas de autoservicio, farmacias, ferreterías o negocios minoristas, surge una pregunta crítica: ¿Cómo levantar un inventario cuando la operación nunca se detiene?
Esto no es solo un reto logístico. Es una fuente de riesgos de control interno, de diferencias contables, y en muchos casos, de hallazgos por faltantes que realmente no existen.
El Riesgo detrás del Inventario en movimiento
En tiendas comerciales que reciben mercancía durante el día y que no pueden cerrar sus puertas para conteos físicos, las diferencias de inventario suelen estar infladas por dos razones muy simples:
- Productos vendidos durante el conteo físico, que ya no están en piso, pero sí figuran en el sistema.
- Mercancía recibida durante el inventario, que sí aparece físicamente pero no formaba parte del reporte original.
El resultado: un inventario lleno de Faltantes y Sobrantes Falsos o por aclarar, que pueden ser malinterpretados como robo, merma o fraude.
¿Cómo controlar esto? El Valor del Corte de Formas
Una de las mejores prácticas observadas en el sector comercial es la aplicación del Corte de Formas, una técnica de auditoría interna que permite controlar las ventas ocurridas entre el inicio y el fin del levantamiento físico.
¿Cómo Funciona el Corte de Formas?
- Antes de iniciar el levantamiento del inventario, cada caja registra el último folio de ticket emitido.
- Al finalizar, se anota los nuevos folios.
- Los productos vendidos entre esos dos tickets se identifican y se descuentan del reporte base del sistema.
Esta técnica no depende de tecnología avanzada y puede aplicarse en tiendas con sistemas básicos o incluso procesos manuales.
Un Desafío Adicional: las Recepciones de Proveedores o Traspasos de otras Sucursales en Curso
Otra fuente frecuente de error es la entrada de mercancía nueva mientras el inventario está en marcha. Si no se etiqueta o separa correctamente, puede generar un conteo doble o un sobre conteo. Por eso, se recomienda implementar un control de ingresos durante el inventario:
- Etiqueta Recibido durante conteo – No incluir.
- Registro en bitácora de ingresos posteriores al corte
- Sumar estas entradas manualmente al final del proceso
¿Qué debe Evaluar un Auditor?
Al auditar un Levantamiento de Inventario sin suspensión operativa, el auditor debe verificar:
- ¿Se estableció un corte de existencias en sistema (Snapshot)?
- ¿Se aplicó correctamente el corte de formas por caja?
- ¿Se controlaron y registraron las ventas posteriores al Snapshot?
- ¿Se aislaron y etiquetaron las recepciones nuevas durante el conteo?
- ¿Se realizó una conciliación final que considere estos movimientos?
Inventario Ajustado = Inventario al Corte – Ventas + Entradas
Este principio simple, pero muchas veces ignorado, es la clave para obtener cifras reales en entornos donde el flujo comercial no se detiene.
Conclusión:
Finalmente, un Levantamiento de Inventario sin detener la operación no solo es posible, sino que debe auditarse con más rigor que uno tradicional. La naturaleza dinámica de la tienda exige que los procedimientos sean precisos, trazables y documentados.
El Auditor debe ir más allá de solo revisar cifras. Debe comprender el flujo real del negocio, validar los controles en tiempo real, y asegurar que las diferencias encontradas no sean solo síntomas de un proceso mal ejecutado.
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