La mayoría de los fraudes, incumplimientos y problemas de suministro comienzan con un proveedor que nunca debió ser autorizado
Introducción:
La incorporación de proveedores constituye una de las actividades más relevantes dentro del proceso de abastecimiento, ya que representa el punto de entrada de terceros que tendrán la capacidad de suministrar bienes y servicios, participar en procesos de contratación y, eventualmente, recibir pagos por parte de la compañía. Una gestión inadecuada durante esta etapa puede exponer a la organización a riesgos financieros, fiscales, operativos, legales y de fraude, derivados de la contratación de proveedores que no cumplan con los requisitos establecidos o cuya información no haya sido debidamente validada.
¿Qué es una Política de Solicitud y Autorización de Alta de Proveedores?
Es un instrumento de control interno que regula el proceso mediante el cual una persona física o moral solicita su incorporación al padrón de proveedores de una organización, definiendo los criterios documentales, fiscales, administrativos y de autorización que deben cumplirse antes de permitir cualquier transacción comercial, contratación, compra o pago.
Finalidad de esta política
La política tiene como finalidad:
- Garantizar que los proveedores sean evaluados antes de ser incorporados a los sistemas de la compañía.
- Verificar la existencia legal y situación fiscal de los proveedores.
- Asegurar que la documentación soporte sea completa, vigente y auténtica.
- Definir responsabilidades claras entre solicitantes, compras, finanzas y áreas de soporte.
- Establecer un proceso formal de autorización previo al registro en sistemas y portales bancarios.
- Reducir riesgos de fraude, errores administrativos, pagos indebidos y contratación de proveedores no autorizados.
- Mantener expedientes documentales completos que respalden la relación comercial.
¿Qué aspectos regula esta politica?
Normalmente regula aspectos como:
- La justificación para solicitar nuevos proveedores.
- El uso obligatorio de formatos autorizados.
- La documentación requerida para el expediente.
- La integración y control de expedientes.
- La revisión documental por parte de Finanzas.
- La autorización o rechazo del proveedor.
- El registro del proveedor en ERP, sistemas contables y portales bancarios.
- El resguardo y administración de expedientes.
- Las responsabilidades de cada participante del proceso.
¿Cuáles son los Riesgos que Gestiona esta Politica?
Desde una perspectiva de control interno, esta política busca prevenir riesgos como:
- Alta de proveedores ficticios.
- Pagos a terceros no autorizados.
- Proveedores sin cumplimiento fiscal.
- Expedientes incompletos.
- Contrataciones sin autorización.
- Falta de evidencia documental.
- Debilidades en la segregación de funciones.
- Pérdida de información de proveedores.
Relación con el proceso de compras
Esta política constituye el primer filtro de control del proceso de abastecimiento. Ningún proveedor debería participar en cotizaciones, recibir órdenes de compra, entregar materiales o recibir pagos sin haber completado previamente el proceso de alta y autorización establecido en esta política.
¿Cuáles son los Puntos Fundamentales que debe tener esta Política?
Una Política de Solicitud y Autorizacion de Alta de Proveedores robusta debe cubrir, como mínimo, los siguientes temas clave:
- Objetivo:
- Establecer los lineamientos, controles y responsabilidades para la revisión, validación y autorización del alta de proveedores, asegurando que todos los proveedores cumplan con criterios legales y fiscales que garanticen transparencia, calidad y mitigación de riesgos para la compañía.
- Alcance de la Política:
- Aplica a las áreas de compras y finanzas responsables de la gestión y autorización de las altas de proveedores de bienes y servicios para una compañía.
- Roles y Responsabilidades:
- Empresas candidatas a proveedor.
- Solicitante de Alta de Proveedor.
- Jefe y Auxiliar de Compras
- Gerente de Compras.
- Gerente de Contabilidad.
- Gerente de Tesorería.
- Director de Administración y Finanzas
- Gerente de Auditoría Interna.
- Director General.
- Lineamientos Obligatorios:
- Políticas Generales de Alta de Proveedores.
- Políticas para la Solicitud de Alta de Proveedores.
- Políticas para la Documentacion para el Alta de Proveedores
- Políticas para la Integración de Expedientes de Proveedores.
- Políticas para la Revisión de Expedientes de Proveedores.
- Y mas…
- Documentos Relacionados:
- Política Corporativa de Compras.
- Proceso General de Compras de Materias Primas e Insumos.
Conclusión:
Finalmente, una Política de Solicitud y Autorización de Alta de Proveedores puede permitir a una organización evaluar, documentar, aprobar y registrar formalmente a nuevos proveedores antes de iniciar relaciones comerciales, asegurando el cumplimiento de requisitos legales, fiscales y administrativos, así como la protección de los recursos financieros y operativos de la compañía.
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- Esta Política de Solicitud y Alta de Proveedores contiene lineamientos, controles, responsabilidades y requisitos que deben cumplirse para evaluar, validar, aprobar y registrar nuevos proveedores en la compañía, con el propósito de asegurar que únicamente se establezcan relaciones comerciales con proveedores legalmente constituidos, fiscalmente cumplidos y debidamente autorizados por la administración
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