Formato de Árbol de Teléfonos.
Un Formato de Árbol de Teléfonos es una herramienta esencial en materia de continuidad del negocio ya que tiene la finalidad guiar la comunicación de forma efectiva o coordinada durante un evento disruptivo.
Así mismo, se utiliza para establecer y mantener una comunicación entre los lideres y empleados clave de una compañía en una situación de crisis o emergencia.
La cadena de comunicación va a permitir comunicarse rápidamente para coordinar las acciones necesarias para mitigar el impacto de la crisis y mantener la continuidad de las operaciones del negocio.
Llevar a cabo un Formato de Árbol de Teléfonos implica la:
- Identificación de los Colaboradores Clave: Identificar las personas clave de la organización que deberán ser contactadas durante un evento de crisis. Lo anterior debe incluir la Dirección General, Direcciones de Departamento, Gerencias, Coordinadores, Analistas y hasta operarios de producción si es requerido.
- Establecimiento de una Estructura Jerárquica: Se deben organizar los colaboradores clave en una estructura jerárquica. Se debe comenzar con la persona con mayor autoridad en la compañía y descendiendo por niveles a las posiciones de menor responsabilidad.
- Definición de Canales de Comunicación: Es de vital importancia definir los canales de comunicación que se utilizarán para contactar a las personas en el árbol de teléfonos. Lo anterior puede incluir llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos, aplicaciones de mensajería instantánea u otros medios de comunicación.
- Recopilación de la Información de los Contactos: Se deberá recopilar la información de contacto actualizada de cada persona del árbol de teléfonos, incluyendo números de teléfono móvil, correos electrónicos.
- Desarrollar Procedimientos de Activación: Se deberá establecer un procedimiento claro y detallado para activar y utilizar el árbol de teléfonos.
- Probar y Revisar Regularmente: Se deben realizar pruebas periódicas del árbol de teléfonos para asegurar que el documento se encuentre actualizado y funcione de forma efectiva.
Para concluir, un Formato de Árbol de Teléfonos bien diseñado y actualizado puede ser una herramienta invaluable para garantizar una respuesta rápida y efectiva durante una crisis, ayudando a minimizar el tiempo de inactividad y proteger la continuidad del negocio.
Te invitamos a revisar y descargar también la: Cedula de Roles del Equipo de Continuidad del Negocio.
Información General de la Herramienta Digital
Esta herramienta digital contiene un total de 8 puntos de revisión o de información que deben ser considerados por los profesionales de Continuidad del Negocio, Seguridad Corporativa, Riesgos, Control Interno o Auditoría para la realización de un Formato de Árbol de Teléfonos.
País: Todos
Tamaño de Empresa: Medianas y pequeñas
Formato: Excel totalmente editable. Formato listo para colocar el logo de tu compañía. Evalúa el control interno de tu compañía.!!
Hojas del archivo digital: 3
Palabras del archivo: NA
Esta herramienta no pretende ser una guía exhaustiva para llevar a cabo un Formato de Árbol de Teléfonos, sino de manera breve buscar ser una referencia general de temas importantes para realizar dicho documento.
¡¡¡Para revisar y hacer uso del producto digital debes adquirir tu Membresía Anual Audit Shop!!!
Tu Membresía Anual Audit Shop te da acceso total a todos los archivos digitales premium del sitio además de los nuevos archivos que vamos subiendo de forma periódica.
Si tienes dudas o requieres ayuda mándanos tus comentarios a: info@auditshop.com.mx. ¡¡Con gusto te atenderemos!!
Lo invitamos a suscribirse