Formato de Solicitud de Pago a Proveedores
Un Formato de Solicitud de Pago a Proveedores es un documento elaborado y emitido por el departamento cuentas por pagar de una compañía el cual tiene como objetivo dejar constancia de la solicitud de un pago a un proveedor de bienes y servicios.
Existe una cantidad importante de pequeñas y medianas empresas que no tienen acceso a ERPs. Un ERP es un conjunto de aplicaciones y módulos integrados para gestionar los procesos de un negocio. Este tipo de empresas de momento deben de apoyarse en documentos o formatos a fin de dejar evidencia de los procesos llevados a cabo.
Los formatos pueden proporcionar materialidad a las operaciones de una compañía siempre y cuando sean adecuadamente elaborados y soporten las pólizas contables. Además de otros documentos que son requeridos como facturas, órdenes de compra, certificados de calidad etc.
Resulta difícil creer que hoy en día aún existen empresas donde el área de cuentas por pagar realiza pagos a proveedores de forma verbal o con un correo. Llevar a cabo este proceso de esta manera deja altamente expuesta al área de cuentas por pagar. La falta de controles como revisión y aprobación de pagos a proveedores puede permitir que se cometan fraudes en contra de una compañía.
Si no has realizado previamente un Formato de Solicitud de Pago a Proveedores a continuación te presentamos algunos datos que debe tener dicho documento:
- Código del Documento: Es recomendable asignar una clave o código al formato para diferenciarlo de otros documentos de la misma área o de otros departamentos, sobre todo si formará parte de un sistema de gestión de calidad o control interno.
- Fecha de la Elaboración del Formato de Solicitud de Pago: Asigna un campo para registrar la fecha en que se llevó a cabo la entrega recepción del formato. Este dato puede permitir aclarar un retraso en el pago a un proveedor.
- Nombre del Solicitante: Destina un espacio para registrar el nombre del solicitante. El nombre del solicitante debe ser completo, es decir con sus nombres y sus 2 apellidos.
- Nombre del Colaborador que Recibe el Formato de Solicitud de Pago: El formato debe contener campos para registrar los nombres completos de los colaboradores que reciben las solicitudes de pago. El área de cuentas por pagar puede tener un número importante de colaboradores por lo que es vital establecer quien de todos recibío el documento.
- Firma para el Colaborador que Solicita un Pago a un Proveedor: Este pudiera ser el dato más importante del formato toda vez que es la evidencia que comprueba que un colaborador realizó la solicitud de pago a un proveedor.
Te invitamos también a conocer y descargar el: Formato de Solicitud de Anticipo a Proveedores
Información de la Herramienta Digital:
Esta herramienta digital contiene un total de 45 puntos de revisión o de información que deben ser considerados por los profesionales de Cuentas por Pagar, Tesorería o Control Interno para la realización de un Formato de Solicitud de Pago a Proveedores.
País: Todos
Tamaño de Empresa: Medianas y pequeñas
Formato: Excel totalmente editable. Formato listo para colocar el logo de tu compañía. ¡¡Diseña el control interno de tu compañía!!
Hojas del archivo digital: 1
Palabras del archivo: NA
Esta herramienta no pretende ser una guía exhaustiva para llevar a cabo un Formato de Solicitud de Pago a Proveedores, sino de manera breve buscar ser una referencia general de temas importantes para realizar de manera practica dicho documento.
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