Implementación de Controles al Inicio de los Procesos.
La búsqueda diaria de soluciones a los problemas de la operación de una compañía, reuniones interminables y la presión por el cumplimiento de objetivos puede llevar al personal de control interno, auditoria, riesgos y a la operación principalmente a responder a estos de forma correctiva en lugar responder de manera preventiva.
Actualmente existe un número importante de compañías que tienen implementados más controles en las fases finales de un proceso en lugar de las fases iniciales. Es decir, las compañías se centran en responder más que en prevenir.
Lo anterior se puede diagnosticar por un área operativa, de control interno, de auditoría interna o de riesgos al contabilizar el número de controles preventivos y correctivos que se tienen documentados. En base al porcentaje de cada tipo de control se puede concluir si una compañía es preventiva o reactiva.
Los controles colocados en las fases finales de los procesos son claramente controles correctivos, es decir son medidas de respuesta que se toman después de que un riesgo se ha materializado. Su objetivo es corregir la situación y mitigar sus efectos negativos.
Por otra parte, los controles (preventivos) que se colocan en las fases iniciales de un proceso tienen el objetivo de reducir la probabilidad de que un riesgo se materialice y que siga afectando las fases subsecuentes.
Ser reactivo tiene un impacto económico mayor en una compañía al tener que destinar un número importante de recursos (personas, tiempos, activos, dinero etc.) para corregir los problemas que han ocasionado los riesgos que se han materializado.
Es importante aclarar que no existe un marco de control interno que dicte o establezca de manera precisa el número determinado de controles preventivos y correctivos que debe tener una compañía. Todos los controles se deben implementar en función de los riesgos identificados.
Implementar controles en las fases iniciales de un proceso en lugar de esperar hasta el final puede ofrecer una serie de beneficios significativos a una compañía. A continuación, describimos los más importantes:
- Detección Temprana de Errores: Los controles iniciales pueden permitir identificar y corregir errores en las primeras etapas de un proceso. Lo anterior permite que los problemas se propaguen y causen mayores dificultades más adelante, ahorrando tiempo y recursos.
- Prevención de Problemas Mayores: Al abordar los problemas en su origen, se reduce la probabilidad de que se conviertan en problemas más grandes y costosos de solucionar. Los controles iniciales actúan como una medida preventiva minimizando el impacto negativo en el resultado final.
- Mejora de la Calidad: Los controles iniciales aseguran que cada etapa del proceso cumpla con los estándares de calidad establecidos. Esto contribuye a un bien o servicio final de mayor calidad, mejorando la satisfacción del cliente y la reputación de la compañía.
- Optimización de Recursos: Al detectar y corregir errores en las etapas iniciales de un proceso se evita el desperdicio de recursos en actividades posteriores que podrían verse afectadas por problemas iniciales. Esto se traduce en una mayor eficiencia y un uso más efectivo de los recursos disponibles.
- Reducción de Costos: La detección temprana de errores y la prevención de problemas mayores contribuyen a reducir los costos asociados con la corrección de errores, retrabajos y desperdicios de materiales.
- Mayor Control del Proceso: Los controles iniciales proporcionan una visión más clara del estado de un proceso en cada etapa. Esto permite un mayor control y una toma de decisiones más informada lo que facilita la identificación de áreas de mejora y la implementación de acciones correctivas.
- Aumento de la Confianza de Partes Interesadas: La implementación de controles iniciales demuestra un compromiso con la calidad y la eficiencia, lo que aumenta la confianza de los clientes, empleados y otras partes interesadas en la empresa y en los procesos.
- Cumplimiento Normativo: En algunos casos, los controles iniciales pueden ser necesarios para cumplir con regulaciones y estándares específicos de la industria. Implementarlos desde el principio asegura el cumplimiento y evita posibles sanciones o problemas legales.
Para concluir, implementar controles en las etapas iniciales de los procesos es una estrategia proactiva que ofrece numerosos beneficios en términos de calidad, eficiencia, ahorro de costos y cumplimiento normativo. Al abordar los problemas en su origen, se garantiza un proceso más fluido, un bien o servicio final de mayor calidad y satisfacción para las partes involucradas.
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