Política de Anticipos a Proveedores
Un Anticipo a Proveedores es un pago que se realiza a un proveedor por un bien o servicio que aún no se ha determinado. Normalmente se realizan anticipos a proveedores para asegurar la proveeduría de un bien o servicio.
Algunas empresas realizan transacciones de anticipos a proveedores por montos importantes que pueden tener un impacto financiero si no se logra concretar la recepción del bien o servicio. Y en un escenario más extremo si no se logra recuperar legalmente el anticipo realizado,
Por lo anterior todas las compañías deben implementar controles para el otorgamiento de anticipos a proveedores. Los riesgos de no disponer de medidas de control pueden ser los siguientes:
- Anticipos no autorizados a proveedores. Se pueden llevar a cabo pagos a proveedores que no han sido autorizados por las posiciones de autoridad de una compañía.
- Anticipos por montos no autorizados. Se pueden realizar anticipos por montos no razonables, es decir en porcentajes donde casi es liquidado el 100% del bien o servicio.
- Anticipos a proveedores de alto riesgo: Se pueden realizar anticipos a proveedores que no cuentan con una buena reputación, que pueden estar en riesgo de quiebra o proveedores fantasma.
- Falta de seguimiento a los anticipos. Si no se establecen controles y responsabilidades se pueden otorgar anticipos y nunca recibir el bien o servicio.
- Incumplimiento por parte de proveedores. Es recomendable siempre elaborar contratos legales para disponer de un recurso jurídico en caso de incumplimiento del proveedor. Los contratos legales se pueden elaborar a partir de un monto mínimo establecido.
- Registros contables erróneos por anticipos. Es muy común que se realicen registros contables de forma errónea, sobre todo si el personal de contabilidad no está debidamente capacitado. Lo anterior puede impactar la calidad de la información financiera de la compañía.
Para concluir, es de gran importancia que las compañías implementen medidas de control efectivas para mitigar los riesgos derivados de los anticipos a proveedores.
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