Controles Básicos de Cuentas por Pagar para PYMES
El Proceso de Cuentas por Pagar es un conjunto de actividades administrativas de una compañía destinadas a cumplir de forma adecuada con las obligaciones contraidas con los proveedores.
Por impresionante que parezca casi el 99% de las compañías en México son micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES). Lo anterior según datos del mes de noviembre de 2023 del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI). Este porcentaje corresponde a 5 millones 541,076 negocios.
Una parte importante de los dueños o administradores de estas micros, pequeñas y medianas empresas no tienen los conocimientos suficientes en controles administrativos que les permitan gestionar sus negocios de forma adecuada y en muchas acaciones no se cuentan con recursos económicos suficientes para adquirir una capacitación en temas de administración de negocios.
Un control lo podemos definir como una actividad que es llevada a cabo por un dueño, administrador, una persona de un negocio el cual tiene como objetivo prevenir un error que le puede afectar de manera económica.
Por lo anterior en esta ocasión queremos compartirte algunos controles básicos del Proceso de Cuentas por Pagar que puedes implementar en tu negocio:
- Control de Facturas por Pagar: Todo pequeño negocio debe llevar un control, relación o listado de facturas por pagar a proveedores. Se puede llevar de forma eficiente en papel como en una hoja de cálculo. Si las facturas o notas de proveedores se juntan sin un orden para pagar a proveedores se corre el riesgo de pagar 2 o más veces o tener que pagar cantidades mayores en caso de extravío del documento.
- Pagos a Proveedores: Todo pago a un proveedor se debe registrar. No se debe confiar en la memoria porque se puede llegar a olvidar la realización de un pago. Si el control de proveedores se lleva en papel o en una hoja de cálculo se debe llevar a cabo una anotación. Esta anotación se puede realizar registrando la fecha de pago y la cantidad. Un tip muy eficaz es adquirir un sello de «Pagado» y colocarse a cada documento una vez que se ha liquidado a un proveedor.
- Resguarda en otro lugar los documentos pagados: Todo documento pagado debe ser retirado de las facturas que están pendientes de pago. Como tip o recomendación coloca tus facturas o notas en un recopilador.
- Almacena tus Facturas por Fecha: Todo negocio debe pagar sus facturas en tiempo. Si ordenas tus facturas en un control, listado o relación (Ya sea en computadora o en papel) no olvides establecer la fecha de pago.
- Concilia las Facturas de tu Control con los Documentos Físicos: Una recomendación muy importante es verificar que las facturas registradas en tu control coincidan en cantidad a las facturas o notas que tienes en físico. Pudiste haber olvidado registrar un documento. Realiza esta actividad por lo menos una vez por semana cuando la operación de tu negocio te lo permita.
- Resguardo de Documentos: Resguarda tus facturas, notas o remisiones en un lugar bajo llave, así evitarás que se extravíen. Recuerda que si extravías un documento puedes llegar a pagar una mayor cantidad o duplicar el pago a un proveedor.
Recuerda que estos son algunos controles o consejos básicos para administrar de forma adecuada las cuentas por pagar de tu negocio.
Estos controles basicos pueden aplicar a: Tiendas comerciales, minisupers, fruterias, bodegas comerciales etc.
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