¿Como elaborar una Política de Inventarios Cíclicos?
Una Política de Inventarios Cíclicos es un documento que contiene las reglas o lineamientos que van a regular el proceso de inventarios cíclicos el cual consiste en planear, contar y verificar una parte del inventario de forma periódica, en lugar de realizar un conteo completo de todo el inventario de una sola vez (como en un inventario físico anual).
Los inventarios cíclicos proporcionan a una compañía y al área de almacén un mejor control y seguimiento del inventario a lo largo del tiempo, ayudando con oportunidad a identificar discrepancias, reducir pérdidas y optimizar la gestión de los inventarios.
Componentes Clave de una Política de Inventarios Cíclicos
- Frecuencia de los conteos: Establece la periodicidad con la que se realizarán los conteos cíclicos. Puede ser diaria, semanal, mensual o cualquier otra frecuencia que se adapte a las necesidades de la empresa. Lo recomendable es que sea diaria.
- Selección de artículos o de la muestra: Define los criterios para seleccionar los artículos que se contarán en cada ciclo. Puede basarse en la clasificación ABC (donde los artículos A son los más valiosos), la rotación de inventario, la ubicación física, o cualquier otro factor relevante.
- Procedimiento de conteo: Describe los pasos a seguir para realizar el conteo, incluyendo la preparación previa, la asignación de responsabilidades, las herramientas a utilizar (como lectores de códigos de barras) y la documentación requerida.
- Verificación y ajuste: Establece el proceso para comparar los resultados del conteo con los registros del sistema, analizar las discrepancias y realizar los ajustes necesarios en el inventario.
- Seguimiento y mejora continua: Define cómo se analizarán los resultados de los conteos cíclicos para identificar tendencias, áreas problemáticas y oportunidades de mejora en la gestión del inventario.
¿Cuáles son los beneficios de implementar una Política de Inventarios Cíclicos?
- Mayor precisión en los registros de inventario: Al realizar conteos regulares, se detectan y corrigen discrepancias de manera más oportuna, lo que mejora la precisión de los registros.
- Reducción de pérdidas por robo, daño u obsolescencia: Los conteos cíclicos permiten identificar y abordar problemas de inventario antes de que se conviertan en pérdidas significativas.
- Optimización de los niveles de inventario: Al tener un mejor control del inventario, se pueden tomar decisiones más informadas sobre los niveles de stock, evitando tanto el exceso como la escasez de productos.
- Mejora en la eficiencia operativa: Al distribuir el trabajo de conteo a lo largo del tiempo, se reduce la carga de trabajo y se minimiza la interrupción de las operaciones normales del almacén.
- Cumplimiento de auditorías y regulaciones: Los inventarios cíclicos pueden ayudar a cumplir con los requisitos de auditoría y las regulaciones fiscales.
Ejemplo de los criterios de una Política de Inventarios Cíclicos
- Frecuencia: Semanal
- Selección de artículos: Clasificación ABC (20% de los artículos A, 30% de los artículos B y 50% de los artículos C)
- Procedimiento de conteo: Se deberán realizar conteos dobles por dos empleados diferentes, utilizando lectores de códigos de barras y un sistema de gestión de almacenes.
- Seguimiento y mejora continua: Se deberá realizar un análisis mensual de los resultados de los conteos para identificar tendencias y oportunidades de mejora.
A continuación, te compartimos algunas recomendaciones para la elaboración de esta política:
- Adapta la política a las necesidades de tu empresa: Considera el tamaño de su inventario, la variedad de productos, la rotación de inventario y los recursos disponibles.
- Capacita a tu personal: Asegúrate de que los empleados involucrados en el proceso de conteo estén debidamente capacitados en los procedimientos y herramientas.
- Utiliza tecnología: Implementa un sistema de gestión de almacenes (WMS) para facilitar el proceso de conteo y seguimiento del inventario.
- Evalúa y ajusta la política periódicamente: Revisa los resultados de los conteos cíclicos y realiza ajustes en la política según sea necesario para mejorar su efectividad.
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En resumen, una Política de Inventarios Cíclicos es un documento esencial en un sistema de control interno que puede incrementar la optimización del control de los inventarios y reducir desperdicios y malas prácticas.
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