Historia de Éxito: Mejorando la Gestión de Inventarios a Través de la Segregación de Funciones
¿Qué es la Segregación de Funciones?
La Segregación de Funciones es una práctica de control interno que consiste en dividir las responsabilidades de una tarea entre diferentes personas. Esto se hace con el objetivo de reducir el riesgo de errores, fraudes y conflictos de interés dentro de una organización.
La Compañía: WTA S.A.
En el año 2020, la empresa WTA S.A., una compañía de manufactura de piezas industriales estaba enfrentando problemas graves relacionados con fraudes en su inventario. Los registros de almacén mostraban discrepancias significativas entre el inventario registrado en el sistema y el inventario físico. Esto provocaba pérdidas financieras, reducción en la capacidad de cumplir con los pedidos de clientes y una creciente desconfianza interna.
Contexto: El problema.
El equipo directivo, liderado por el Gerente de Almacén, Sandra Ruiz, decidió analizar a profundidad los procesos internos para identificar la causa raíz del problema. Después de un análisis detallado, descubrieron que las principales debilidades eran:
A. Falta de Segregación de Funciones: Las mismas personas tenían control sobre el ingreso, registro y entrega de los materiales, lo que permitía ocultar posibles robos o pérdidas.
B. Registro manual y poca verificación: Los almacenistas tenían la capacidad de registrar entradas y salidas de inventario sin una supervisión adecuada.
C. Falta de transparencia y controles cruzados: No había separación entre quién recibía los materiales, quién los registraba en el sistema y quién autorizaba su salida.
Desarrollo de la Solución:
Con la ayuda de un consultor externo experto en control interno, Sandra y su equipo establecieron un plan de acción que giraba alrededor de un concepto clave: la Segregación de Funciones.
Controles Implementados:
- Separación de Responsabilidades en los Roles de Trabajo
- Almacenistas: Eran responsables únicamente de la recepción física de los materiales y su ubicación en las posiciones de almacén. No tenían acceso al sistema de inventario ni autoridad para registrar entradas.
- Jefe de Almacén: Tenía la responsabilidad de registrar las entradas y salidas de inventario en el sistema ERP, garantizando que los movimientos estuvieran respaldados por documentos como órdenes de compra y guías de transporte.
- Gerente de Almacén: Su función era aprobar cualquier salida de material que no estuviera planificada, como devoluciones a proveedores o materiales defectuosos, y llevar a cabo revisiones mensuales de inventario físico versus inventario registrado.
2. Registro Electrónico y Automatización:
- Se eliminó el registro manual y se implementó el uso de códigos de barras. Cada artículo recibido o despachado debía ser escaneado para asegurar que coincidiera con el registro en el sistema ERP.
- Se instaló un sistema de cámaras de seguridad en las zonas de recepción y despacho de mercancías, para asegurar que cada movimiento estuviera grabado y que sólo el personal autorizado tuviera acceso a estas áreas.
3. Inventarios Periódicos y Revisiones Aleatorias:
- Inventario Cíclico Semanal: Cada semana, el Jefe de Almacén seleccionaba aleatoriamente diferentes productos para contar y verificar la exactitud de los registros.
- Auditoría Mensual: El Gerente de Almacén, junto con un miembro del área de Auditoría Interna, realizaban una revisión más detallada del inventario completo (100%), con énfasis en materiales de alto valor.
4. Restricción de Acceso al Almacén:
- El acceso a las áreas de almacenaje fue restringido mediante tarjetas de identificación personalizadas. Solo el Jefe de Almacén y los Gerentes tenían acceso a áreas específicas, como la zona de materiales críticos o de alto valor.
- Se implementó un proceso de autorización para movimientos no planeados de inventario, requiriendo la aprobación del Gerente de Almacén y respaldo documental.
Resultados Obtenidos:
En tan solo 6 meses después de la implementación de estos controles, WTA S.A. observó una reducción significativa en las pérdidas de inventario y en la incidencia de fraudes. La exactitud del inventario pasó de un 70% a un 98%, y la capacidad de identificar discrepancias y resolver problemas fue mucho más rápida. Los empleados, al comprender mejor sus roles y responsabilidades, comenzaron a trabajar de manera más transparente y colaborativa.
Lecciones Aprendidas
- La Segregación de Funciones para reducir el riesgo de fraude: Al dividir las responsabilidades de ingreso, registro y control de inventarios, se minimiza la oportunidad de manipulación y fraude.
- Controles Electrónicos y Verificaciones Físicas: La implementación de sistemas automatizados, como escáneres de código de barras, y la realización de inventarios cíclicos proporcionan un doble nivel de seguridad.
- Definición de Roles del Personal: Con roles bien definidos y controles claros, los empleados trabajaron de manera más efectiva y con menos conflictos, contribuyendo al éxito general de la empresa.
Así, WTA S.A. logró transformar un problema grave de fraude en inventarios en una historia de éxito, a través de controles eficientes, segregación de funciones y una cultura empresarial centrada en la transparencia y responsabilidad.
El caso anterior es una historia ficticia que describe el uso exitoso del uso de la Segregación de Funciones para resolver un problema de fraude en los inventarios.
Muchas empresas enfrentan desafíos similares en la gestión de sus almacenes. Al compartir esta historia de éxito también se comparten al lector posibles soluciones para resolver este tipo de problemas comunes.
Esta narrativa está diseñada para inspirar, enseñar y motivar, mostrando el éxito de la aplicación de una metodología y herramienta de gestión de procesos en la resolución de un problema empresarial.
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