Formato de Orden de Compra.
Introducción: Es indudable la cantidad de beneficios que puede ofrecer un ERP (Enterprise Resource Planning) para la realización de los procesos de negocio de una compañía. Sin embargo, no todas las compañías disponen de los recursos financieros para disponer de un software con estas capacidades.
Actualmente existen empresas que aun trabajan con hojas de cálculo para llevar a cabo las tareas del área de compras. Es cierto que no es la mejor practica debido a las que las hojas de cálculo pueden ser fácilmente manipulables además de los problemas de seguridad de la información que presentan por virus informáticos. Los hackers informáticos realizan la propagación de virus aprovechándose de las hojas de cálculo, en específico aquellas que se elaboran con la extensión .xlsm o archivos para macros de Excel.
Los virus con extensión .xlsm son un tipo de malware que se distribuye a través de archivos de Excel con macros habilitadas (.xlsm). Estos virus aprovechan las capacidades de programación de Excel, específicamente el lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications), para infectar sistemas informáticos.
Aquellas empresas que llevan la administración del área de compras en base a hojas de cálculo muy seguramente requerirán una herramienta digital o formato para emitir pedidos a proveedores.
En materia de control interno la Orden de Compra es desde nuestro punto de vista el control más importante que tiene el departamento. Por lo anterior el área de compras debe implementar controles para asegurar el uso de las Ordenes de Compra. Estas son algunas recomendaciones que sugerimos se lleven a cabo:
- El resguardo o uso restringido de dichos formatos. Es decir, las Ordenes de Compra solo deberian ser utilizadas por el área de compras. Y solo podrían ser proporcionadas a personal interno y externo de la compañía en papel, escaneadas o disponer de una clave en el archivo de Excel contra modificaciones en caso de proporcionarse de forma digital.
- Cada Orden de Compra debe tener un numero consecutivo y no se debe repetir.
- Es importante también que el area de compras informe a sus proveedores que el formato será el único medio para llevar a cabo un pedido.
- Por ultimo es importante notificarles a los proveedores el listado de personas autorizadas para emitir Ordenes de Compra.
- La Gerencia de Compras deberá determinar que personas de su departamento pueden utilizar dicho formato, para lo cual deberá autorizar por escrito su uso.
Información General de la Herramienta Digital
Esta herramienta digital consiste en un formato practico el cual contiene 38 puntos de control o de información clave que debe tener una Orden de Compra.
Esta herramienta digital puede ser de gran utilidad a los profesionales de compras o control interno cuando requieran llevar a cabo por primera vez un formato de Orden de Compra en una hoja de cálculo.
País: De preferencia México, aunque el archivo digital se puede adecuar a cualquier país.
Tamaño de Empresa: Pequeñas y Medianas
Giro de las Compañías: En general
Formato: Excel totalmente editable. Formato listo para colocar el logo de tu compañía. Implementa herramientas de control interno para tu compañía.!!
Hojas del archivo digital: 1
Palabras del archivo: NA
Esta herramienta digital no pretende ser una guía exhaustiva para diseñar un formato complejo de un formato de Orden de Compra, sino de manera breve buscar ser una referencia general de datos importantes para realizar dicho documento.
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