10 Actividades que No Agregan Valor a los Procesos de Negocio.
Una Actividad que No Agrega Valor a un Proceso es toda acción o movimiento ya se manual o automático que no produce un beneficio o no cumple un objetivo. Es importante recordar que todo proceso de negocios se realiza para cumplir un objetivo o una serie de objetivos específicos.
Normalmente los procesos son estructurados, diseñados e implementados por los dueños de los procesos en base a la experiencia aprendida en otras compañías donde laboraron anteriormente. En algunas ocasiones las compañías no disponen de recursos económicos o tiempo para ofrecer una preparación o capacitación en materia de control interno o calidad.
Con mucha frecuencia las actividades que no agregan valor a los procesos pasan desapercibidas por los empleados y cuando un colaborador levanta la mano para emitir una opinión esta no es atendida o no se le da el seguimiento adecuado para su revisión e implementación.
Algunas compañías como mejor practica diseñan e implementan programas de recompensa para incentivar a los colaboradores a presentar propuestas de mejora en los procesos y que dichas iniciativas tengan un impacto en el uso eficiente de los recursos económicos u operativos del negocio.
A continuación te presentamos 10 ejemplos de actividades que generalmente no agregan valor al resultado final de un proceso de negocio:
- Captura de Información No Requerida Posteriormente en los Sistemas Informáticos: En ocasiones el personal captura en los sistemas de las compañías datos de productos, servicios, facturas, empleados que posteriormente no utilizados o consultados.
- Captura Innecesaria de Información en Sistemas: En algunos casos la misma información se captura por 2 o más departamentos representando retrabajos y perdida de tiempo.
- Espera por aprobaciones innecesarias: Es todo proceso de negocio critico que es detenido constantemente esperando aprobaciones de personal que no es requerido o importante para el resultado final.
- Traslado Físico de Documentos: Algunos departamentos envían físicamente documentos a otras áreas u oficinas aun cuando lo pueden realizar actualmente de forma digital y a través de los sistemas.
- Burocracia Excesiva: Son todas aquellas actividades o procedimientos administrativos excesivos que no aportan valor real al proceso u objetivos.
- Reuniones No Productivas: La participación de empleados en reuniones que no generan decisiones o acciones concretas para el avance de un proceso o el cumplimiento de metas u objetivos.
- Sobreproducción: Generar más productos de los requeridos los cual puede resultar en destrucciones fiscales y por consiguiente pérdidas económicas para una compañía. En algunas ocasiones también podría ser más información o documentación de la requerida para el cumplimiento de un proceso o una medida de control.
- Inspecciones Excesivas: Ocurre con frecuencia en ambientes industriales y administrativos donde se realizan revisiones con un alcance innecesario para garantizar la calidad de un producto o servicio aun cuando no le aporta valor a un cliente o la misma compañía.
- Movimientos Innecesarios: Es recurrente encontrar en algunas compañías el desplazamiento físico de bienes, activos o personal de una ubicación a otra sin una justificación clara.
- Espera por Recursos: Detener el flujo de un proceso debido a la falta de acceso a recursos necesarios como personas, herramientas, activos o datos puede tener un impacto económico importante a una compañia.
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