¿Qué es un Levantamiento Físico de Inventarios?
Un Levantamiento Físico de Inventarios es un proceso que consiste en verificar visualmente todas las existencias fisicas de productos de un almacén.
El proceso de Levantamiento Físico de Inventarios debe planearse de forma adecuada si se busca obtener resultados óptimos. Si el proceso se realiza de forma inadecuada puede impactar la información financiera de la compañía.
El objetivo de realizar un Levantamiento Físico de Inventarios es conocer de forma precisa las existencias de las mercancías de una compañía.
El proceso de Levantamiento Físico de Inventarios puede variar dependiendo del tamaño y naturaleza de una compañía, así como de las herramientas tecnológicas utilizadas. Sin embargo, normalmente este es el proceso general:
- Preparación.
- Planificación: Se debe definir el alcance del inventario (qué productos o áreas se incluirán), la fecha y hora de realización, el personal involucrado y los recursos necesarios (etiquetas, lectores de códigos de barras, etc.).
- Organización del almacén: Se debe garantizar que el almacén esté ordenado y limpio, con los productos correctamente ubicados y etiquetados.
- Capacitación del personal: Es importante instruir al personal sobre los procedimientos a seguir, la forma de contar, el uso de herramientas y la importancia de la precisión.
- Preparación de la documentación: Se deben imprimir y elaborar los formatos de conteo, hojas de inventario, etiquetas y cualquier otra documentación necesaria.
- Ejecución.
- Conteo físico: Esta fase consiste en recorrer el almacén y contar cada producto, registrando la cantidad en las hojas de inventario o utilizando un lector de códigos de barras.
- Reconciliación: Consisten en comparar los resultados del conteo físico con los registros del sistema de inventario para identificar discrepancias.
- Verificación: Se debe realizar un segundo conteo para confirmar la precisión de los datos, preferiblemente por personal diferente al del primer conteo. Lo anterior solo en caso de diferencias encontradas.
- Investigación de discrepancias: Se deben analizar las diferencias encontradas para determinar las causas (errores de conteo, robos, daños, etc.).
- Ajuste de registros: El sistema de inventario debe quedar actualizado con los datos correctos del conteo físico.
- Cierre
- Análisis de resultados: Es muy importante evaluar los resultados del inventario para identificar áreas de mejora en la gestión de los inventarios, como exceso de stock, baja rotación, obsolescencia o problemas de control.
- Elaboración de informes: Se debe emitir un informe detallado sobre el estatus del inventario, incluyendo los resultados del conteo, las diferencias faltantes o sobrantes encontradas y las acciones correctivas tomadas.
- Almacenamiento de documentación: Se deben resguardar en un lugar con acceso restringido todos los documentos relacionados con el inventario para futuras referencias y auditorías.
Te compartimos algunas recomendaciones finales para un levantamiento físico de inventarios:
- Utiliza tecnología: Emplear herramientas como lectores de códigos de barras o sistemas de gestión de almacenes como WMS lo cual puede agilizar el proceso y reducir errores.
- Realiza inventarios cíclicos: En lugar de un inventario anual completo, considera realizar inventarios más frecuentes de secciones específicas del almacén para mantener un mejor control. La recomendación es realizar inventarios cíclicos diarios.
- Involucra al personal: Fomenta la participación y el compromiso del personal en el proceso para asegurar su éxito.
Para concluir, un Levantamiento Físico de Inventarios puede traer un número importante de beneficios a una compañía. Sigue las recomendaciones que te compartimos !!!
¡¡¡Para conocer más de este tema y otros te invitamos a adquirir tu Membresía Anual Audit Shop!!! La Membresía Anual Audit Shop te da acceso total a todos los archivos digitales premium del sitio además de las nuevas herramientas que vamos subiendo de forma periódica.
Si tienes dudas o requieres ayuda mándanos tus comentarios a: info@auditshop.com.mx. ¡¡ Con gusto te atenderemos!!
Te invitamos a suscribirte!!