10 Controles para la Prevención de Fraudes en Cuentas por Cobrar
Un Control para la Prevención de Fraudes es un proceso crítico dentro de una compañía que tiene como objetivo evitar que se materialice un evento a través del cual se haga mal uso de los activos propiedad de una compañía. Por activos podemos entender efectivo, inventarios, cuentas por cobrar, propiedades, maquinaria, equipos, refacciones etc.
Por otra parte, una Cuenta por Cobrar es un derecho que tiene una compañía de requerir a otra compañía o una persona el pago de una determinada cantidad de efectivo lo anterior derivado de una prestación de un servicio o el suministro de un bien.
¿Cuáles son los 10 Controles de Prevención de Fraude más importantes en un área de Cuentas por Cobrar puede implementar?
- Segregación de Funciones: Este control consiste en separar las funciones de facturación, gestión de cobro, aplicación de pagos y registro en el sistema contable para que no sean realizadas por la misma persona.
- Documenta un Proceso de Gestión de Cuentas por Cobrar: Sin un procedimiento documentado y debidamente formalizado cada colaborador del área de cuentas por cobrar va a realizar sus funciones de acuerdo a lo que entiendan, lo que perciban que es lo correcto o lo que les indique el jefe directo. Al documentar un proceso estandarizas esta actividad.
- Formaliza una Política de Cuentas por Cobrar: Tu proceso de cuentas por cobrar debe estar regulado por una política. En una política se establecen las reglas o lineamientos para realizar la gestión de las cuentas por cobrar.
- Conoce a tu cliente: Investiga a tu cliente antes de otorgarle una Línea de Crédito. Determina ¿Quién es? ¿A qué se dedica? y ¿Donde tiene sus oficinas o centro de operaciones? Un control muy práctico es validar físicamente las instalaciones de tu cliente realizando una visita. Actualmente existen compañías que realizan investigaciones a clientes de forma automática a través de una aplicación o sitio web por una pequeña tarifa.
- Confirma la Identidad de tu Cliente: Solicita documentación personal del cliente como identificaciones oficiales. La mejor práctica es solicitar documentos que sean expedidos por entidades gubernamentales. Recuerda cumplir con las regulaciones en materia de Datos Personales para no ser sancionado por alguna autoridad.
- Valida los Teléfonos de Contacto: Revisa los teléfonos fijos o de celular otorgados por los clientes. Las llamadas tienen que ser efectivas es decir tener éxito al hablar con el cliente.
- Clasifica a tus Clientes por Nivel de Riesgo Crediticio: No se requiere ser un especialista certificado en riesgos para clasificar un cliente según su nivel de riesgo créditicio. Elabora una escala del 1 al 100 en base a los requisitos de crédito cumplidos por el cliente. Entre más requisitos cumpla mayor la puntución y menor el nivel de riesgo.
- Límites de Crédito: Implementa un proceso formal para la evaluación y aprobación de límites de crédito a clientes. Lo recomendable es que a mayor nivel de riesgo menor sea el límite en términos económicos de la linea de credito.
- Gestión de Cambios en Crédito: Evita que una sola persona tenga el control de otorgar o modificar importes de lineas de crédito. Lo anterior se realiza a través de los sistemas que administran las cuentas por cobrar o los créditos.
- Conciliación Periódica: Realiza conciliaciones mensuales entre los registros de cuentas por cobrar y los estados de cuenta de los clientes para identificar discrepancias o errores.
¿Por qué son tan importantes los Controles de Prevención de Fraudes?
- Mitigación de Riesgos: Los controles de prevención de fraude ayudan a identificar y mitigar los riesgos que podrían afectar las finanzas y estabilidad de la compañía.
- Mejora de los Niveles Eficiencia: de los Procesos Los controles de prevención de fraude mejoran la eficiencia operativa al prevenir que no se realice un mal uso de los activos que son asignados a un proceso. Ejemplo: Gasolina para vehículos utilitarios o material de laboratorio para el área de análisis quimicos.
- Protección de Activos: Los controles de prevención de fraude protegen los activos de la organización.
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Para concluir, los Controles de Prevención de Fraude en Cuentas por Cobrar son esenciales para el evitar un impacto financiero en una compañía. Al ejecutar y monitorear estos controles, las empresas pueden reducir los riesgos, mejorar la eficiencia y alcanzar sus objetivos estratégicos.
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