Política para la Gestión de Incidencias de Nómina
La Gestión de Incidencias de Nómina es un proceso administrativo que tiene como objetivo validar todos aquellos eventos ocurridos durante la jornada laboral de un colaborador.
Los eventos considerados como Incidencias de Nómina normalmente son los siguientes:
- Vacaciones: Es un permiso que una compañía otorga a un colaborador para ausentarse de sus funciones por un tiempo determinado. Lo anterior está establecido en la ley en materia laboral en donde se establece un cierto número de días por año trabajado. En cada país puede variar la legislación en esta materia.
- Faltas al trabajo: Corresponde a las inasistencias de un colaborador sin una justificación valida o con una justificación que es un comprobante medico emitido por una institución de salud aprobada por el gobierno.
- Horas Extras: Son las horas trabajadas más allá de la hora límite de jornada laboral regular de un colaborador. Una mejor práctica es controlar de forma anual y mensual las horas extras laboradas. Lo anterior por el impacto económico que supone a una compañía.
- Permisos Laborales: Se trata de situaciones de fuerza mayor en las cuales el colaborador debe ausentarse de forma temporal de sus funciones. Normalmente las compañías clasifican los permisos con Goce o Sin Goce de Sueldo.
- Retardos: Corresponde a registros de asistencia realizados después de las horas de ingreso a las instalaciones de la compañía por parte de un colaborador. Normalmente esta incidencia esta ligada al pago de un bono o premio por puntualidad lo cual impacta en el proceso de cálculo de la nómina.
¿Por qué es importante Gestionar las Incidencias de Nómina?
- Precisión en el cálculo de la nómina: Cada incidencia (horas extras, faltas, permisos, etc.) afecta directamente el monto a pagar a cada colaborador. Una gestión adecuada garantiza que cada trabajador reciba exactamente lo que le corresponde, evitando errores y malentendidos.
- Cumplimiento legal: Las leyes laborales de cada país establecen normas específicas para el cálculo de salarios, horas extras, vacaciones, etc. Una gestión eficiente de las incidencias ayuda a cumplir con todos los requisitos legales, evitando sanciones y multas.
- Evita conflictos laborales: Cuando los colaboradores perciben que su salario se calcula de manera justa y transparente, se reduce la probabilidad de conflictos laborales como huelgas o mal ambiente laboral. Esto contribuye a un ambiente de trabajo más positivo y productivo.
- Facilita la auditoría: En caso de una auditoría laboral externa realizada por una autoridad gubernamental, una gestión organizada de las incidencias permite demostrar el cumplimiento de las normas y facilita la revisión de los cálculos salariales.
- Optimización de recursos: Al tener un control preciso de las incidencias, la empresa puede identificar áreas donde se pueden optimizar recursos, como la planificación de personal o la gestión de horarios.
- Mejora la toma de decisiones: Los datos obtenidos de la gestión de incidencias pueden servir como base para tomar decisiones estratégicas, como la implementación de nuevas políticas laborales, la evaluación del desempeño de los empleados o la adquisición de servicios laborales externos (tercerización).
Todos estos eventos tienen un impacto en el cálculo y pago de la nómina por lo que es indispensable que toda compañía disponga de políticas y procedimientos para una gestión efectiva de las incidencias de nómina.
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